Al giorno d’oggi l’abbattimento dei confini geografici, o meglio la loro elusione resa possibile dallo sviluppo della tecnologia, ha fatto in modo che si rendessero possibili le interazioni, anche in tempo reale, con persone residenti pressoché in ogni parte del mondo. Questo fenomeno ha chiaramente portato con sé una lunghissima serie di vantaggi, che vanno dalla sfera privata della vita dell’individuo a quella pubblica statale e commerciale, ma, allo stesso tempo, ci ha posto d’inanzi ad una problematica nuova e dalla rivoluzionata importanza: la gestione di tutto quell’apparato di informazioni, dati e documenti che il mondo odierno, costantemente, ci richiede, soprattutto relativamente alle realtà commerciali che vogliano, come è necessario per sopravvivere e risultare vincenti nel mercato post-globalizzazione, espandere i propri confini eludendo, appunto, le frontiere statali e geografiche.
Come è ovvio, questa espansione del campo d’azione e delle relazioni comporterà, oltre al naturale vantaggio commerciale, una quantità considerevole di documenti e informazioni necessari per il corretto svolgimento delle attività aziendali e, per quanto il problema possa non risultare certo ingestibile o soverchiante, non vi è alcun dubbio che la mole di lavoro necessaria per la gestione dell’intera burocrazia aziendale, e quindi per la catalogazione e archiviazione, ma anche per la lavorazione stessa dei documenti, sarà notevolmente maggiore; per non parlare poi degli spazi fisici che dovranno essere necessariamente dedicati, del consumo mastodontico di carta, e della spesa in termini di tempo che non si potrà fare a meno di eliminare ogni qualvolta dobbiamo lavorare con un qualche documento d’archivio.
Ebbene, a tutte queste nuove difficoltà, cui la nascita del mercato globale ci ha messo di fronte, Edok, azienda leader nel settore della gestione documentale, ha risposto con la creazione di un software, realizzato ad hoc, allo scopo di eliminare tutte quelle problematiche legate appunto alla gestione di un’elevatissima mole di dati.
Gestione documentale Hyperdok
La gestione documentale con Edok, tramite il software Hyperdok previa digitalizzazione di tutto il materiale cartaceo preesistente, consente di raccogliere, ordinare, catalogare, conservare e gestire documenti e dati che circolano in grande quantità e ad una velocità impensabile negli anni precedenti, con una serie di vantaggi pratici che ne rendono più semplice e agevole la gestione.
A partire dalla possibilità di smartworking: l’archivio sarà infatti sempre disponibile online, accessibile in qualsiasi momento per le persone accreditate, trasformando il lavoro burocratico necessario alla lavorazione di tale materiale sensibilmente più comodo e facilmente gestibile.
Si elimineranno poi tutti quei piccoli sprechi di tempo, inevitabili nella ricerca manuale di documenti cartacei; i documenti, sul software di Edok, saranno infatti immediatamente reperibili tramite l’utilizzo di uno strumento di ricerca su misura.Eppure le due rivoluzioni più importanti avviate a questo innovativo sistema di gestione documentale sono sicuramente le seguenti: l’abbattimento dei costi legati all’archiviazione, spedizione e gestione dei documenti; la digitalizzazione è il futuro della burocrazia e non solo, permette infatti di conservare inalterato ciò che riteniamo opportuno, salvando allo stesso tempo spazio e tempi; infine, in un periodo così delicato per il nostro pianeta, abbiamo la possibilità di ridurre notevolmente l’utilizzo di carta, faldoni e archivi, liberando oltretutto spazio.